Paperless in a Box – Dokumentenarchiv mit Paperless-ngx & Synology NAS

Paperless in a Box

Schluss mit Ordnerwänden: Ihr digitales Dokumentenarchiv – fertig eingerichtet

Wir liefern Ihnen eine Synology NAS mit vorinstalliertem Paperless-ngx. Rechnungen, Verträge und Briefe werden gescannt, automatisch lesbar gemacht, verschlagwortet und sind in Sekunden wiedergefunden. Ihre Dokumente bleiben dabei in Ihrem eigenen Büro – keine Cloud, keine laufenden Lizenzkosten für die Software.

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So funktioniert es

  1. Scannen – direkt am Kopierer per Scan-to-Folder, per Upload im Browser oder automatisch aus Ihrem E-Mail-Postfach.
  2. Erkennen – Paperless-ngx legt per Texterkennung (OCR) eine durchsuchbare PDF/A-Datei an und behält zusätzlich das Original.
  3. Sortieren – Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen werden automatisch vorgeschlagen; das System lernt mit jedem Dokument dazu.
  4. Finden – Volltextsuche über alle Dokumente, am PC, Tablet oder Smartphone.

Das steckt in der Box

  • Synology NAS mit zwei gespiegelten Festplatten – passend zu Ihrer Dokumentenmenge ausgewählt
  • Paperless-ngx fertig installiert und eingerichtet
  • Scanner-Anbindung Ihrer Multifunktionsgeräte von Konica Minolta, Sharp, Kyocera oder Canon – ein Knopfdruck, und das Dokument landet im Archiv
  • E-Mail-Import für Rechnungen, die per Mail kommen
  • Grundstruktur mit Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen für Ihren Betrieb
  • Benutzer & Rechte – jeder sieht nur, was er sehen soll
  • Datensicherung auf ein zweites Ziel eingerichtet
  • Einweisung für Sie und Ihr Team

Warum Paperless-ngx?

  • Ihre Daten bleiben bei Ihnen – das Archiv läuft auf Ihrer eigenen NAS im Büro
  • Offene Formate – Ihre Dateien liegen als normale PDFs vor, kein Hersteller-Lock-in
  • Texterkennung in über 100 Sprachen
  • Open Source – keine Lizenzgebühren pro Benutzer
  • Freigabe-Links, Massenbearbeitung und Workflows für wiederkehrende Abläufe

Für wen eignet sich Paperless in a Box?

Für Handwerksbetriebe, Kanzleien, Praxen, Vereine und Büros, die ihre Papierablage digitalisieren möchten – und für alle, die Rechnungen nicht mehr in Ordnern suchen wollen.

Service vom Fachhändler

  • Lieferung, Aufbau und Einrichtung vor Ort in Niederbayern und Oberösterreich
  • Updates und Fernwartung auf Wunsch
  • Schnelle Hilfe durch unsere eigenen Techniker

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Sagen Sie uns, wie viele Mitarbeiter mit dem Archiv arbeiten und wie viele Ordner Sie ungefähr haben – wir stellen Ihnen das passende Paket zusammen. Telefon 08507 21237 0 oder team@kissling.it.